Onze diensten

Organisatiediagnose

Elk verandertraject is anders, omdat elke organisatie fundamenteel anders is. Daarom begint alles met een goede kennismaking. Wat willen we precies bereiken? Wat is de echte bedoeling van het project, en waar ligt onze toegevoegde waarde?

Daarnaast besteden wij typisch veel aandacht aan een grondige analyse van de huidige situatie. We gebruiken daarvoor een breed palet aan instrumenten: van workshops en interviews tot procesanalyses, vragenlijsten en metingen allerhande. Hoe beter wij u kennen, hoe beter we u kunnen helpen.

Werkplekontwerp

Naast het ontwerpen van nieuwe samenwerkingsverbanden en autonome teams bedenken wij ook de kantoorconcepten die passen bij werk in de 21ste eeuw. Er is veel te doen rond Het Nieuwe Werken, met prachtige interieurpareltjes als voorbeeld. Maar onze ambitie reikt verder dan een mooi en functioneel kantoor voor professionals. Daarom maken wij in onze ontwerpconcepten maximaal de link tussen de organisatiestructuur en de infrastructuur die daarbij moet passen. Alleen op die manier kun je een werkplek creëren die mensen echt van hun stoel haalt …

Opleidingen en workshops

Eén van onze uitgangspunten is dat het eigenaarschap van projecten altijd bij de klant moet liggen. Dat lijkt evident, maar veel te vaak vallen projecten stil nadat de adviseurs vertrokken zijn. Wij investeren daarom veel tijd en energie in de transfer van kennis en expertise. Al onze adviseurs zijn ervaren docenten en begeleiders van workshops in hun vakgebied, en die expertise willen we maximaal delen met onze klanten.

Wij organiseren zowel open als in-company opleidingen en workshops, indien mogelijk volledig op maat van uw eigen organisatie. Daarbij richten we ons niet alleen op projectleiders en experten. Vaak organiseren wij ook sessies voor directieleden, leidinggevenden en/of basismedewerkers. Alleen op die manier kunnen we echt iedereen mee krijgen.

Change Management

Eigenlijk is ons eerste advies altijd om niet aan ‘Change Management’ te doen. Meestal is dat immers synoniem met ‘communicatie achteraf’ en ‘damage control’. De voorbedachte plannen moeten vroeg of laat ‘verkocht’ worden aan de werkvloer, en dan moet een consultant of communicatiebureau de kastanjes uit het vuur komen halen. Voor die aanpak willen wij graag passen.

Maar dat organisaties vaak erg taai kunnen zijn, hoef je ons niet te vertellen. Onze veranderstrategie is dan ook gericht op een aanpak die rekening houdt met wat de organisatie vandaag kan. Met een wetenschappelijk onderbouwd instrumentarium kneden we telkens opnieuw een aanpak die uniek is en rekening houdt met de pragmatische vermogens van organisaties. En daarbij geldt steeds: ‘Change is in the method’. De manier waarop we de verandering in gang zetten moet consistent zijn met het uiteindelijke doel. Dus hoef je ook niet te wachten tot bij de eerste implementatiestap: de verandering start al vanaf de eerste workshop of interventie!

Inspiratie & Co-creatie

Nogal dikwijls worden veranderplannen hoog in de organisatie bedacht. En terwijl het topmanagement een drietal jaar de tijd krijgt om de ideeën te laten rijpen, moet de rest van de organisatie die plannen proberen te slikken in een fractie van die tijd. Zou het kunnen dat we meer buy-in creëren door mensen vroeger te betrekken? Kunnen we ons voorstellen dat medewerkers in álle lagen van de organisatie willen én kunnen bijdragen aan een visie en plan voor de toekomst? Als uw antwoord op beide vragen ja is, dan willen wij u graag helpen om dat voor mekaar te krijgen, mét resultaat!

Complexe verandertrajecten vragen veel van mensen en organisaties. Daarom is het zo cruciaal om vooraf iedereen mee te krijgen met de bedoeling en de principes. Wij hechten veel belang aan het inspireren en aligneren van directie- en leiderschapsteams bij de aanvang van het project. Zonder hun volledige overtuiging is het lastig om straks iedereen mee te krijgen.

Maar ook de andere medewerkers willen we graag meenemen van bij het begin. Daarom is co-creatie voor ons geen modewoord. Wij staan in ons domein gekend als een team dat van werken met grote groepen zijn handelsmerk heeft gemaakt. Onze workshops en conferenties zijn nooit saai of alledaags. En we putten daarbij uit vele jaren ervaring met methodes als Future Search, World Café, Appreciative Inquiry, Open Space en andere Whole Scale Change technieken. Vaak krijgen we een organisatie beter in beweging na een tweedaagse conferentie met 150 medewerkers dan na 6 maanden hard werken met een gespecialiseerd projectteam.

Cultuurverandering

Er is een tendens om alles in organisaties onder de noemer ‘cultuur’ te vatten. En veel middelen gaan verloren aan pogingen om die cultuur te veranderen. Naar onze bescheiden mening werken die technieken niet of nauwelijks. Niettemin is cultuurverandering voor ons een cruciale bouwsteen voor elk verandertraject.

Met onze aanpak zetten wij daarom hard in op de werkelijke veroorzakers van organisatiegedrag: welke processen, structuren, systemen, competenties en leiderschapsstijl zijn er nodig om de vastgeroeste overtuigingen te doorbreken? En welke middelen kunnen we inzetten om mensen echt mee te pakken op weg naar een andere toekomst en dat op een manier die eigenaarschap creëert en die een vliegwieleffect op gang brengt?

Organisatie-ontwerp

In de kern is Prepared Mind een ontwerpbureau. Wij bouwen en verbouwen organisaties en ecosystemen. En dat gaat verder dan het schetsen van een nieuw organogram. Onze methode voor organisatie-ontwerp heeft diepe wortels in de systeemtheorie en de sociotechnische ontwerpwetenschap. Daarmee bedoelen we ook dat onze aanpak zo integraal mogelijk is, waarbij we het systemische samenspel van structuur, cultuur, mensen en systemen volop meepakken in ons advies.

In essentie komt het er altijd op neer om organisaties (en vaak ook netwerken van organisaties) neer te zetten die intrinsiek flexibel zijn, fundamenteel gericht op eigenaarschap rondom klanten, en vele malen minder complex dan de bureaucratische structuren die we nog te veel zien vandaag.

b

Visie- en strategie-ontwikkeling

De meeste mensen schijnen een ernstige allergie ontwikkeld te hebben voor visie- en strategie-oefeningen. Wellicht omdat de documenten vroeg of laat verdwijnen in mappen ergens op het kantoor van een stafmedewerker of omdat het resultaat gecommuniceerd wordt met prachtige posters, affiches, T-shirts en filmpjes die vervolgens geen enkel effect hebben …

Wij denken dat organisaties fundamenteel terug moeten naar de bedoeling. En dat kan enkel door iedereen mee te pakken op een authentieke en inclusieve manier. Met leiders die het als hun voornaamste plicht zien om die bedoeling dag in dag uit te verspreiden en te bewaken. Onze methodes voor visie- en strategieontwikkeling staan garant voor kwaliteit en buy-in. Zonder poeha en met een kracht die veel mensen van hun sokken blaast.

Leiderschapsontwikkeling

Soms verwarren mensen zelfsturing met laissez-faire. Wij zijn ervan overtuigd dat autonomie alleen mogelijk is binnen duidelijke kaders en in een omgeving waar iedereen weet waar naartoe. De principes van gedeeld leiderschap zijn nu wel genoegzaam bekend, maar dat ook echt toepassen in de praktijk is voor velen een moeilijke opgave.

Wij helpen leiderschapsteams in hun ontwikkelingsproces en leren hen los te laten en ruimte te geven voor zelforganisatie zonder het stuur uit handen te verliezen. Wij zorgen voor opleiding, begeleiding en coaching in de praktijk. En we zien de rol van de leidinggevende nooit los van de structuur en de systemen waarbinnen hij of zij moet functioneren.